Normaal heerst er in de zomermaanden een serene rust in ons clubhuis. Er wordt even niet getraind, gespeeld, vergaderd, gepraat, gefeest, gegeten en gedronken vanwege de vakantie. Maar deze zomer was alles anders. Niet alleen werd er stevig geklust om een vernieuwde, verruimde, praktische en mooie bar en keuken te realiseren. Ook waren er mensen met het archief in de weer.
Het clubarchief van RC ´t Gooi bevond zich op de zolder van ons clubhuis: een onverwarmde, lage ruimte zonder klimaatregeling. Niet ideaal voor een papieren archief. Aan het beheer van het archief was de laatste 10 jaar niets gedaan. Daarvóór had gelukkig ons erelid Herman Nijhuis een dappere poging gedaan om het archief te ordenen. De sporen van zijn noeste arbeid waren nog duidelijk zichtbaar. De toegankelijkheid van het archief was niet best. Alleen via een smal, wiebelig trapje kon je op de zolder komen. Daar moest je gebukt of kruipend op zoek naar het gewenste archiefmateriaal. Een inhoudsopgave van het archief was er niet. Je moest dus op goed geluk zien te vinden wat je zocht.
In januari 2018 werd in de Club van 100 het idee besproken om het archief op een betere plek te huisvesten en beter toegankelijk te maken. Het is tenslotte een belangrijke bron van kennis over de 85-jarige geschiedenis van onze club en van het rugby in Nederland. Zou de Club van 100 daar tijd en geld voor beschikbaar willen stellen? En hoe zou het bestuur van RC ´t Gooi daar tegenover staan?
De Club van 100 reageerde positief. Er meldde zich een tiental vrijwilligers en er werd een budget beschikbaar gesteld. En ook het RC ´t Gooi-bestuur zag het zitten. Besloten werd, dat we het archief buiten de deur, bij een professionele archiefdienst wilden onderbrengen. Het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen bleek interesse te hebben. Maar dan moest het archief wel geordend en gestroomlijnd worden aangeleverd. En dat zouden we toch écht zelf moeten doen. Met steun van het Gemeentearchief, dat wel..
Wat moest er gebeuren? Dubbele en overbodige stukken moesten worden verwijderd. Zo ook nietjes, paperclips, elastiekjes, post-it papiertjes, ordners en plastic mappen. Het materiaal moest op rubriek en op datum worden gesorteerd. De gekozen rubrieken moesten in een computerbestand worden opgenomen, met verwijzing naar de zuurvrije mappen en dozen, waarin het archiefmateriaal opgeborgen moest worden. Een klus, waarmee geen van de vrijwilligers enige ervaring had. Zou het gaan lukken om die klus te klaren in de drie zomermaanden, waarin we in de Grader Lounge konden werken?
Er werd uitgezocht wanneer de vrijwilligers wel en niet beschikbaar waren. Er werd een rooster opgesteld. Op de werkdagen zouden er dagelijks een ochtend-, een middag- en een avondploeg van twee vrijwilligers aan de slag gaan, gedurende 3 ½ uur per keer. Dat betekent dus 21 uur per gewerkte dag! Maar natuurlijk kon niet elk dagdeel volledig bemenst worden: het was tenslotte vakantietijd.
Het begin was lastig, we moesten onze draai nog vinden. Wat wel bewaren en wat niet? Rationele en emotionele argumenten. Discussies daarover. Wat was privacy-gevoelig en hoe moesten we daarmee omgaan? Geleidelijk aan kregen we er gevoel voor en nam de snelheid van werken toe. De stapels afval-papier en lege ordners groeiden. De shredder kon de hoeveelheid papier niet aan en er werd een papiervernietigingsbedrijf ingeschakeld.
Een belangrijk moment was toen we het laatste materiaal uit de laatste ordner haalden. Vanaf dat moment droogde de stroom van “nieuw” archiefmateriaal op. Het einde kwam in zicht. Sneller dan gedacht kon half augustus het bericht worden verstuurd, dat de vrijwilligers voor hun inbreng werden bedankt. Bij het resterende werk zouden we elkaar alleen maar in de weg lopen. De situatie van vandaag – 28 augustus – is, dat het hele archief is opgeborgen in 30 zuurvrije archiefdozen, die vandaag naar een bedrijf in Ede zijn gebracht, waar ze met gammastralen worden bestraald. Dit moet de beestjes doden, die zich tegoed doen aan ons archief. Het Gemeentearchief wil geen invasie van ongedierte…
Van alle kanten klinken er waarderende geluiden over het verloop van het project. Dat is fijn om te horen. Het mooie resultaat is te danken aan de inzet van de vrijwilligers van de Club van 100, die gezamenlijk hun toewijding en tijd – bij elkaar naar schatting zo´n 700 uur! – in het project hebben gestopt. En natuurlijk ook aan de financiele steun van de Club van 100. Heel veel dank daarvoor!
Nu resteert alleen nog de feestelijke ondertekening van het contract tussen RC ´t Gooi en het Gemeentearchief. En dan gaan we onze tijd weer besteden aan andere belangrijke zaken. Zoals rugby..!
Zie ook: